В современном юридическом мире организованность и эффективность важнее, чем когда-либо. Клиенты требуют более быстрых сроков выполнения и более качественной работы, а это значит, что у вас меньше времени, чем когда-либо, чтобы все сделать. Вот почему мы собрали эти советы по улучшению вашего рабочего процесса в юридических фирмах:
Оглавление
1. Применить юридические программные инструменты
Одной из самых больших проблем, с которой сталкиваются юридические фирмы сегодня, является проблема управления рабочим процессом. Старомодный способ ведения дел может быть достаточно хорош, когда вы только начинаете, но по мере роста вашей фирмы вы обнаружите, что вам нужен лучший способ отслеживать все ваши дела и клиентов.
Вот тут-то и появляется программное обеспечение юридической фирмы. Юридическое программное обеспечение может помочь вам отслеживать ваши дела и клиентов на индивидуальной основе, чтобы вы могли убедиться, что в вашей системе управления делами нет пробелов или дублирования. Оно также помогает вам управлять рабочим процессом, автоматизируя определенные задачи, чтобы они не выпадали из поля зрения, например, отправка электронных писем или напоминаний о приближении сроков.
У юридических фирм много забот, но если они хотят выжить в этой конкурентной отрасли и идти в ногу со временем, им пора идти в ногу со временем и приобрести юридическое программное обеспечение!
2. Установите четкие ожидания для клиентов
Первый шаг к улучшению вашего рабочего процесса — установить четкие ожидания от клиентов. Это означает не только четко понимать, что вы будете поставлять и когда, но и убедиться, что у вас есть план действий на случай, если что-то пойдет не так.
Когда дело доходит до установления ожиданий, важно быть реалистичным. Например, если вы говорите клиенту, что он может ожидать, что его дело будет урегулировано в течение двух месяцев, но в итоге это займет на три месяца больше, чем ожидалось, он может расстроиться и разочароваться, и это справедливо. В этой ситуации лучше сказать что-то вроде: «Вы делаете все возможное, чтобы решить эту проблему как можно быстрее. Вы понимаете, что это важный вопрос для вас, и хотите, чтобы он был решен как можно быстрее».
Вам также следует убедиться, что ваши клиенты знают, сколько времени займет рабочий процесс, чтобы у них не возникало ощущения, что они слишком долго ждут, не имея представления о том, что происходит с их делом или почему нет никакого прогресса в его разрешении.
3. Общайтесь рано
Наличие четкой коммуникации на раннем этапе может помочь юридическим фирмам более гладко и эффективно решать любые проблемы, которые могут возникнуть во время работы над проектом. Это особенно верно, когда речь идет о взаимодействии с клиентами, но это также относится к внутренним процессам с сотрудниками с точки зрения того, что необходимо сделать. Это означает, что наличие открытых линий коммуникации позволит юридическим фирмам лучше обслуживать потребности своих клиентов и гарантировать, что все находятся на одной волне, когда дело касается того, что происходит с делом. Общаясь со своими коллегами и клиентами, важно уважать их время и убедиться, что они понимают, что вы говорите. Вы также должны убедиться, что вы четко представляете себе ожидания относительно любого данного проекта или задачи. Также важно следить за общей картиной при общении; не увлекайтесь деталями, которые не имеют отношения к вашей текущей работе.
4. Понять проблемы
Один из лучших способов улучшить рабочий процесс фирмы — убедиться, что вы хорошо понимаете проблемы, с которыми сталкиваются ваши клиенты. Чем больше вы знаете о потребностях ваших клиентов и о том, как они взаимодействуют с системой, тем лучше вы готовы помочь им решить их проблемы.
Знание — сила, и знание того, чего хотят ваши клиенты, помогает вам дать им то, что им нужно. Например, если клиент приходит к вам с проблемой, касающейся определенной позиции в бюджетном счете, и выясняется, что эта позиция была неправильно классифицирована одним из ваших юридических помощников, то вам, скорее всего, будет легче исправить эту проблему, чем если бы вы не знали о ней заранее.
Еще один способ улучшить рабочий процесс в юридических фирмах — убедиться, что все точно понимают, что нужно сделать, прежде чем начинать каждую встречу или задачу. Это помогает всем начать и продолжать эффективно двигаться вперед, чтобы не тратить время на ненужные шаги по пути.
Наконец, еще один подход к улучшению рабочего процесса в юридических фирмах заключается в обеспечении каждому сотруднику доступа к информации обо всех текущих проектах, чтобы все члены команды имели равные знания о том, что необходимо сделать на следующей неделе или в следующем месяце в любое время в течение любого дня.
5. Управляйте сроками
В юридических фирмах способность управлять сроками имеет решающее значение для успеха. Если юрист не укладывается в сроки и не сообщает об этом клиенту заранее, он может потерять доверие клиента, что может привести к будущим проблемам.
Чтобы этого не произошло, используйте календарь или планировщик, который включает все ваши крайние сроки для каждого проекта, над которым вы работаете в любой момент времени. Это позволит вам отслеживать все ваши крайние сроки в одном месте, чтобы вы могли их четко видеть и не забывать ни об одном из них.
Еще один совет по управлению сроками — установить ежедневные напоминания на телефоне или компьютере, чтобы вы точно знали, когда наступает каждый срок и сколько времени у вас осталось до его наступления. Также полезно, если эти напоминания будут установлены заранее, чтобы они не отвлекали вас во время работы над другими задачами в течение дня (например: установка напоминания за два дня до большой встречи).
6. Точно отслеживайте время
Учет времени — одна из важнейших задач в любой юридической фирме. Без точного учета времени вы не сможете точно рассчитать оплачиваемые часы и ставки, а это значит, что вы не сможете выставлять счета клиентам за проделанную работу. Вы также не сможете отслеживать, сколько времени отдельный юрист тратит на конкретный проект или дело, что может привести к краже времени и переработкам.
Чтобы обеспечить точный учет времени, юристам необходимо помнить, что они в конечном итоге несут ответственность за документирование своих часов. Это означает, что они должны убедиться, что они регистрируют свое время последовательно в течение дня и недели. Они могут сделать это, используя таймер или приложение-таймер на своем телефоне или компьютере, чтобы точно знать, когда они начали работать над чем-то. Они также должны отслеживать, когда в течение дня происходят перерывы, чтобы это время также учитывалось (если это возможно).
Чтобы убедиться, что все вовлечены в этот процесс, все юристы должны иметь доступ к одной централизованной системе, которая отслеживает время каждого. Таким образом, не будет путаницы в том, кто над чем работал и когда, и если у кого-то возникнут вопросы о том, правильно ли ему заплатили на основании его записей о времени, не придется гадать.
Все эти советы невероятно важны для улучшения вашего рабочего процесса в качестве помощника юриста. Все эти советы невероятно важны для улучшения вашего рабочего процесса в качестве помощника юриста. Хотя они могут показаться простыми, они также эффективны и могут быть легко реализованы. Хотя эти советы сосредоточены на потребностях клиента, они также учитывают то, что вам нужно, чтобы оставаться организованным и эффективным для удовлетворения этих потребностей.
Заключение
В заключение, улучшение рабочих процессов в юридической фирме может помочь вам лучше выполнять свою работу и сделать ваших клиентов счастливее. Это также может повысить вашу производительность и эффективность. Вам следует поработать с коллегами, чтобы разработать план по улучшению ваших процессов, а затем внедрить его.