У сучасному правовому світі як ніколи важливо бути організованим і ефективним. Клієнти вимагають швидшого часу виконання та високоякісної роботи, а це означає, що у вас менше часу, ніж будь-коли раніше, щоб виконати все. Тому ми зібрали ці поради щодо покращення вашого робочого процесу в юридичних фірмах:
Зміст
1. Програмні засоби Apply Law
Однією з найбільших проблем, з якою сьогодні стикаються юридичні фірми, є проблема управління робочим процесом. Старомодний спосіб ведення справ може бути досить добрим, коли ви тільки починаєте роботу, але в міру того, як ваша фірма росте, ви побачите, що вам потрібен кращий спосіб відслідковувати всі ваші справи та клієнтів.
Саме тут на допомогу приходить програмне забезпечення юридичної фірми. Юридичне програмне забезпечення може допомогти вам відстежувати ваші справи та клієнтів на індивідуальній основі, щоб ви могли переконатися, що у вашій системі керування справами немає прогалин або збігів. Це також допомагає вам керувати робочим процесом, автоматизуючи певні завдання, щоб вони не провалилися, як-от надсилання електронних листів або нагадувань, коли крайні терміни наближаються.
Юридичні фірми мають багато можливостей, але якщо вони хочуть вижити в цій конкурентоспроможній галузі та йти в ногу з потребами своїх клієнтів, тоді їм пора йти в ногу з часом і придбати собі юридичне програмне забезпечення!
2. Встановіть чіткі очікування від клієнтів
Перший крок на шляху до покращення вашого робочого процесу — чітко визначити очікування клієнтів. Це означає не лише чітке уявлення про те, що ви збираєтеся запропонувати і коли, але також переконатися, що у вас є план того, що станеться, якщо щось піде не так.
Коли справа доходить до встановлення очікувань, важливо бути реалістом. Наприклад, якщо ви скажете клієнту, що він може розраховувати, що його справу буде врегульовано протягом двох місяців, але в кінцевому підсумку це займе на три місяці довше, ніж очікувалося, він може бути розчарованим і розчарованим, і це справедливо. У цій ситуації краще було б сказати щось на кшталт «Ви робите все можливе, щоб вирішити цю проблему якомога швидше. Ви усвідомлюєте, що це важливе для вас питання, і хочете вирішити його якомога швидше».
Ви також повинні переконатися, що ваші клієнти знають, скільки часу займе робочий процес, щоб вони не відчували, що чекають надто довго, не маючи жодного уявлення про те, що відбувається з їхньою справою або чому не досягається жодного прогресу. до її вирішення.
3. Спілкуйтеся завчасно
Чітка комунікація на ранній стадії може допомогти юридичним фірмам плавніше та ефективніше вирішувати будь-які проблеми, які можуть виникнути під час роботи над проектом. Це особливо вірно, коли мова йде про взаємодію з клієнтами, але це також стосується внутрішніх процесів із співробітниками щодо того, що потрібно зробити. Це означає, що відкриті лінії зв’язку дозволять юридичним фірмам краще задовольняти потреби своїх клієнтів і гарантувати, що всі будуть на одній сторінці, коли справа дійде до справи. Під час спілкування з колегами та клієнтами важливо поважати їхній час і переконатися, що вони розуміють, що ви говорите. Вам також слід переконатися, що ви чітко розумієте очікування щодо будь-якого проекту чи завдання. Під час спілкування також важливо стежити за загальною картиною; не зациклюйтеся на деталях, які не стосуються вашої роботи.
4. Зрозумійте проблеми
Один із найкращих способів покращити робочий процес фірми — переконатися, що ви добре розумієте проблеми, з якими стикаються ваші клієнти. Чим більше ви знаєте про потреби вашого клієнта та про те, як він взаємодіє з системою, тим краще ви готові допомогти йому вирішити їхні проблеми.
Знання — це сила, і знання того, чого хочуть ваші клієнти, допоможе вам дати їм те, що їм потрібно. Наприклад, якщо клієнт звернеться до вас із проблемою щодо певної статті бюджетного рахунку, і виявиться, що один із ваших юридичних помічників неправильно класифікував цю статтю, вам, швидше за все, буде легше вирішити цю проблему. цю проблему, ніж якби ви не знали про неї заздалегідь.
Ще один спосіб покращити робочий процес в юридичних фірмах – переконатися, що кожен точно розуміє, що потрібно зробити перед початком кожної зустрічі чи завдання. Це допомагає кожному розпочати роботу та ефективно просуватися вперед, щоб не витрачати час на непотрібні кроки на цьому шляху.
Нарешті, ще один підхід до покращення робочого процесу в юридичних фірмах полягає в тому, щоб кожен мав доступ до інформації про всі поточні проекти, щоб усі члени команди мали однакові знання про те, що потрібно зробити наступного тижня чи наступного місяця в будь-який момент протягом будь-якого заданий день.
5. Керуйте термінами
У юридичних фірмах вміння керувати дедлайнами має вирішальне значення для успіху. Якщо адвокат не дотримується встановленого терміну та не спілкується зі своїм клієнтом про це заздалегідь, він може втратити довіру свого клієнта, що може призвести до майбутніх проблем.
Щоб запобігти цьому, використовуйте календар або планувальник, який містить усі ваші крайні терміни для кожного проекту, над яким ви працюєте в будь-який момент часу. Це дозволить вам відстежувати всі ваші дедлайни в одному місці, щоб ви могли їх чітко бачити та не забувати про жодного з них.
Ще одна порада щодо керування дедлайнами – установити щоденні нагадування на своєму телефоні чи комп’ютері, щоб точно знати, коли настає кожен дедлайн і скільки часу у вас залишилося до його настання. Також корисно, якщо ці нагадування налаштовано заздалегідь, щоб вони не відволікали вас під час роботи над іншими завданнями протягом дня (наприклад, налаштування нагадування за два дні до великої зустрічі).
6. Відстежуйте час точно
Облік робочого часу є одним із найважливіших завдань будь-якої юридичної компанії. Без точного відстеження часу ви не зможете точно розрахувати оплачувані години та тарифи, а це означає, що ви не зможете виставити клієнтам рахунки за роботу, яку ви виконуєте. Ви також не зможете відстежувати, скільки часу окремий адвокат витрачає на конкретний проект чи справу, що може призвести до крадіжки часу та надмірної роботи.
Щоб переконатися, що час відстежується точно, юристи повинні пам’ятати, що вони несуть повну відповідальність за документування своїх годин. Це означає, що вони повинні переконатися, що вони постійно реєструють свій час протягом дня та тижня. Вони можуть зробити це, використовуючи таймер або програму таймера на своєму телефоні чи комп’ютері, щоб знати, коли саме вони почали над чимось працювати. Вони також повинні відстежувати, коли відбуваються перерви протягом дня, щоб ці години також були враховані (якщо це можливо).
Щоб переконатися, що всі беруть участь у цьому процесі, усі юристи повинні мати доступ до єдиної централізованої системи, яка відстежує час кожного. Таким чином, немає ніякої плутанини щодо того, хто працював над чим і коли, і якщо хтось має запитання щодо того, чи правильно йому платили на основі даних про робочий час, не потрібно здогадуватися.
Усі ці поради неймовірно важливі для покращення вашого робочого процесу як помічника юриста. Усі ці поради неймовірно важливі для покращення вашого робочого процесу як помічника юриста. Незважаючи на те, що вони можуть здатися простими, вони також ефективні та їх легко реалізувати. Хоча ці поради зосереджені на потребах клієнта, вони також беруть до уваги те, що вам потрібно, щоб бути організованим і ефективним для задоволення цих потреб.
Висновок
Підсумовуючи, покращення ваших робочих процесів в юридичній фірмі може допомогти вам краще виконувати свою роботу та зробити ваших клієнтів щасливішими. Це також може підвищити вашу продуктивність і ефективність. Ви повинні разом із колегами розробити план покращення ваших процесів, а потім реалізувати його.